Richtlijn: Begeleiding gezin bij overlijden kind (2009)

Verificatie bericht van overlijden
Indien het bericht via de familie/buurtgenoten en media is verkregen, dient dit geverifieerd te worden, bijvoorbeeld op basis van informatie uit de GBA of entadministratie (RIVM).

Dossier kind
Kind nog niet in zorg
Indien er nog geen sprake is van een dossier omdat het kind nog niet in zorg was, wordt een dossier aangemaakt. Verslaglegging van gegevens van het kind en vervolgacties ten aanzien van de ouders worden (indien van belang voor de begeleiding door de JGZ) genoteerd in het dossier. Deze rapportage wordt centraal opgeslagen. Nadat de zorg/begeleiding van ouders rondom dit overleden kind is afgerond wordt het dossier/DD JGZ afgesloten. De wettelijke bewaartermijn is 15 jaar.

Kind in zorg
Indien het kind in zorg is wanneer het overlijdt wordt in het dossier van het kind genoteerd wanneer het kind is overleden en, indien bekend, de reden van overlijden. Tevens wordt bijgehouden welke vervolgacties worden ondernomen. Vervolgens wordt na afsluiten van de zorg/begeleiding van de ouders het dossier geschoond en afgesloten. De wettelijke bewaartermijn is 15 jaar. Indien gewenst kan een print van het dossier aan ouders worden gegeven.

Dossier broers/zussen
Indien er sprake is van andere kinderen in het gezin wordt het overlijden van hun broer/zus ook in hun dossiers genoteerd met de naam van het kind, datum en oorzaak van overlijden. Dit wordt zowel bij de gezinssituatie genoteerd, als bij het eerstvolgende contactmoment. Ook in deze dossiers wordt genoteerd welke vervolgacties ingezet zijn. Tevens wordt nagegaan wanneer deze kinderen een volgende afspraak hebben. Het kan zijn dat deze afspraak in overleg met de ouders verzet wordt, bijvoorbeeld omdat het te dicht op het overlijden of de begrafenis is. Ook kan het zijn dat ouders het moeilijk vinden om op een bepaald tijdstip of een bepaald bureau te komen. Het initiatief voor overleg met de ouders hierover ligt bij de JGZ medewerker. Ouders zullen dit initiatief niet (snel) zelf nemen, ook al stellen ze het meedenken over verzetten en plannen van nieuwe afspraken vaak zeer op prijs.

Indien het overlijden een kind onder de 4 jaar betreft en er broers en zussen zijn die reeds ouder zijn dan 4 jaar wordt contact opgenomen met de organisatie die de jeugdgezondheidszorg 4-19 jaar uitvoert, indien dit niet door dezelfde organisatie wordt gedaan. Voor kinderen die net 4 jaar zijn geworden, kan met de organisatie die de jeugdgezondheidszorg 4-19 jaar uitvoert, worden afgesproken dat de JGZ 0-4 jaar nog zorg draagt voor de begeleiding van ouders. Indien het overlijden een kind boven de 4 jaar betreft en er zijn broers en zussen onder de 4 jaar dan wordt contact opgenomen met de JGZ 0–4 jaar. In overleg wordt bepaald wie de begeleiding van het gezin gaat uitvoeren. De zorgrelatie met het gezin, de oorzaak van het overlijden en de leeftijd van de andere kinderen in het gezin, zal hiervoor als uitgangspunt gebruikt worden.