Richtlijn: Module Beeldbellen in de jeugdgezondheidszorg (2023)

6.1 Voor JGZ-organisaties

Randvoorwaarden op orde
Zonder de beschikbaarheid van een geschikt apparaat, beeldbelprogramma en voldoende snel internet is het niet mogelijk om JGZ-professionals te laten beeldbellen. Tevens is het van belang dat er vanuit de organisatie aandacht is voor de veiligheid van de gebruikte middelen.

Veilige communicatiemiddelen
JGZ-professionals vertrouwen er op dat hun organisatie zorg draagt voor de veiligheid en privacy aspecten rond beeldbellen. Zorg daarom dat de gekozen apparatuur en programmatuur voldoen aan de veiligheidseisen (zie paragraaf 5). 

Apparatuur
Een koptelefoon zorgt voor optimale geluidskwaliteit. Het werken met twee beeldschermen maakt het mogelijk om tegelijkertijd de ouder/jeugdige te zien en in het digitaal dossier (DD JGZ) te werken.

Werkprocessen en werkinstructies
Door beeldbellen vast te leggen in werkprocessen en werkinstructies wordt het belang van beeldbellen en veilig werken benadrukt. Het biedt JGZ-professionals informatie wat er van hen wordt verwacht en aan welke regels zij zich dienen te houden. Tevens draagt het vastleggen van beeldbellen bij aan de borging van de werkwijze. Stel in samenspraak met de JGZ-professionals onder andere beleid op over de planning van contacten via beeldbellen: wordt een dergelijk contact gepland in een spreekuur met face-to-face contacten of juist niet? De ervaringen van JGZ-professionals hierin zijn wisselend, waarbij de hoeveelheid beschikbare tijd voor het contact een belangrijke factor is.

Inrichting digitaal dossier 
De inrichting van het DD JGZ kan het registreren van een moment van contact via beeldbellen ondersteunen. Zo biedt de Basisdataset (BDS) 4.0 de mogelijkheid om ‘Beeldbellen’ als vorm activiteit te registreren. Zorg voor interne werkafspraken op welke wijze een moment van contact via beeldbellen wordt geregistreerd.

Beeldbellen via DD JGZ
JGZ-professionals geven aan dat de mogelijkheid om rechtstreeks te kunnen beeldbellen vanuit het DD JGZ ondersteunend werkt. Onderzoek de mogelijkheden of dit in het gebruikte DD JGZ mogelijk is en overweeg om dit zo mogelijk in te voeren.

Informatie voor ouders en jeugdigen
Zorg voor informatie voor ouders en jeugdigen over beeldbellen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een folder bij de uitnodiging of een verwijzing naar een filmpje. In deze folder of dit filmpje kan aandacht worden besteed aan: voorbereiding, starten van beeldbel-afspraak, aandachtspunten zoals locatie en privacy. Zie paragraaf 7 voor een folder voor ouders over beeldbellen met de JGZ.

Faciliteer scholing en oefening
Kwalitatief goede zorg op afstand vergt meer dan het kunnen gebruiken van de techniek. Daarnaast is de invulling van een contact via beeldbellen niet hetzelfde als fysiek contact. Dit vraagt nieuwe competenties van JGZ-professionals: digitaal vakmanschap. Daarom is het belangrijk dat de organisatie JGZ-professionals faciliteert in het werken met beeldbellen. Scholing in online communicatie (zie paragraaf 4) en de tijd en ruimte om te oefenen en te leren zijn hiervoor noodzakelijk. Voor het onderhouden en opfrissen van de kennis over online is het wenselijk om regelmatig aandacht te besteden aan het onderwerp. 

Technische ondersteuning beschikbaar
Zowel voor JGZ-professionals als voor ouders/jeugdigen is het belangrijk dat er technische ondersteuning beschikbaar is bij vragen of problemen. Zo bieden in sommige organisaties de medewerkers van het klantcontactcentrum hier ondersteuning bij.

6.2 Voor JGZ-professionals

De invulling van een contact via beeldbellen is niet hetzelfde als de invulling van een face-to-face contact. Zo vraagt de uitvoering van (onderdelen van) het lichamelijk onderzoek en het ontwikkelingsonderzoek om creativiteit om dit in een aangepaste vorm uit te voeren.

Uit het onderzoek Zorg op Afstand bleek dat veel JGZ-professionals behoefte hebben aan praktische tips over contact via beeldbellen. Deze tips en aandachtspunten zijn samengevat in een praktijkkaart. Een aantal van deze punten is ook van toepassing op contacten in andere vormen (zoals face-to-face).